Все обязанности офис-менеджера: что нужно знать, если вы хотите работать по этой специальности

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов: секретарь, руководитель, бухгалтер, охранник и т.д. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, когда на месте будет бухгалтер никто не знает, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы, скорее всего, постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании в целом не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.

Ведь офис-менеджер это именно тот человек, от профессионализма которого и зависит первое впечатление посетителей о работе всего офиса и компании в целом. Он всегда знает где что лежит, кто когда придет, что кому нужно и многое, многое другое. Представители этой профессии являются душой, сердцем и мозгом любого офиса. Поэтому нет ничего удивительного в том, что сегодня, когда компаниям приходится работать в условиях жесточайшей конкуренции, офис-менеджеры востребованы как никогда. Ведь порой именно первое впечатление посетителя о работе офиса может стать решающим при выборе компании исполнителя или производителя.

А если принять во внимание, что работа офис-менеджера представляется очень легкой и необременительной, то вполне понятным становится, почему так много молодых людей мечтают об этой профессии. Однако стоит понимать, что за внешней простотой скрывается очень сложная работа, требующая наличия определенных личностных качеств, с перечнем которых вы сможете сегодня познакомиться.

Кто такой офис-менеджер?

Офис-менеджер – сотрудник компании, относящийся к младшему руководящему составу, деятельность которого совмещает в себе функции таких специалистов, как секретарь, завсклад, администратор и секретарь. Достаточно часто именно эта специальность становится стартовой ступенькой карьерного роста офисных работников.

Название профессии произошло от латинского officium (услуга, одолжение, обязанность) и английского manage (руководить, управлять). То есть, судя по названию представители профессии офис-менеджера руководят выполнением обязанностей или услуг. В какой-то мере это соответствует обязанностям современного офис-менеджера, но только в какой-то мере, так как круг их деятельности охватывает практически все, что происходит в офисе. Кстати, профессия эта появилась сравнительно недавно, поскольку до начала бурного развития всевозможных бизнес-структур потребности в ней просто не было. Сейчас же наличие большого штата сотрудников немыслимо без конкретного человека, способного взять на себя организацию работы офиса, позволяя тем самым остальным коллегам заниматься узким фронтом своей работы.

Должностные обязанности офис-менеджера в разных компаниях могут сильно различаться. Но чаще всего в перечень таковых входит:

• ведение первичной документации – накладные, счета, отчеты и т.д.;
• организационная деятельность – доведение приказов руководства до сведения сотрудников, контроль за выполнением приказов, организация командировок, обедов, встреч, корпоративов и т.д.;
• первичный прием посетителей — прием гостей, подача чая/кофе, ознакомление с целью визита, осуществление записи на прием к руководству;
• хозяйственные функции – закупка оборудования и канцелярских товаров, обустройство рабочих мест для других сотрудников, вызов мастеров для устранения неполадок.

Кроме всего вышеперечисленного, офис-менеджер по заданию руководителя может искать информацию, готовить рефераты, обслуживать совещания, подготавливать конференции, вести стенографирование. А также организовывать картотеки, отслеживать переписки, систематизировать входящие звонки по степени важности, протоколировать, принимать факсы, отвечать по телефону. Или выполнять другие дополнительные виды деятельности.

Дополнительные сведения

Здесь можно описать ваши умения и навыки, не имеющие прямого отношения к работе, знания, полученные в результате самообучения, не подтвержденные дипломами и сертификатами. Это могут быть:

• знание иностранных языков (перечислите языки и уровень владения);
• наличие водительских прав;
• поддержка работы сайтов и групп в соцсетях и т. д.

При наличии рекомендаций можно приложить их к резюме в качестве дополнения или выразить готовность предоставить их в случае необходимости («Рекомендации предоставляются по запросу»).

Какими личностными качествами должен обладать офис-менеджер?

Так как работа офис-менеджера включает в себя достаточно широкий круг обязанностей, то первостепенное значение в профессиональной деятельности такого специалиста приобретают организаторские способности, исполнительность и коммуникабельность. Кроме того, офис-менеджер обязательно должен иметь такие личностные качества, как:

• дисциплинированность;
• пунктуальность;
• старательность;
• развитая память и внимание;
• стрессоустойчивость;
• чистоплотность;
• инициативность;
• умение работать в коллективе;
• доброжелательность;
• толерантность.

Также профессиональный офис-менеджер должен свободно владеть компьютером, ориентироваться в сети интернет и обладать грамотной речью. Причем желательно, чтобы он знал не только русский язык, но и, как минимум, один иностранный.

Фото

Фото соискателя — необязательный элемент резюме. Однако правильно выбранное фото зачастую становится серьëзным преимуществом перед другими кандидатами. Так, офис-менеджер, демонстрируя аккуратный внешний вид, деловой стиль в одежде и причëске, лëгкую улыбку на фото, презентует себя, как человека организованного, знакомого с деловым этикетом, аккуратного, открытого, дружелюбного.

Фото в резюме менеджера должно презентовать соискателя, как открытую к общению, активную личность

Правила подбора удачной фотографии для резюме таковы:

• снимок должен изображать одного человека;
• чем качественнее фото — тем лучше;
• фото не должно быть слишком большим или слишком маленьким (оптимальный размер — 4 на 6 см);
• не стоит к резюме прикладывать слишком официальное фото (как на документы) — умеренно свободная поза, лëгкая улыбка больше располагают к себе людей;
• не стоит для фото делать слишком яркий, вызывающий макияж, но и без него фотографироваться для резюме не рекомендуется — достаточно лëгкого дневного макияжа, подчëркивающего достоинства и скрывающего недостатки;
• тщательно продуманные детали костюма, интерьера, а также использование услуг профессионального фотографа (это видно всегда) говорят об изысканном вкусе, высокой требовательности соискателя к себе, организованности, аккуратности.

Преимущества профессии офис-менеджера

Преимущества профессии офис-менеджера можно перечислять очень и очень долго. И прежде всего это огромная востребованность подобных специалистов на современном рынке труда. При этом опытные и высококвалифицированные специалисты могут рассчитывать не только на быстрое трудоустройство в успешную компанию, но и на вполне высокий уровень доходов (зарплаты офис-менеджеров в России колеблются в пределах 25-55 тысяч рублей).

Также стоит отметить возможность приобретения навыков административно-хозяйственной деятельности, которая пригодится как в личной жизни, так и на любой другой должности, если офис-менеджер решит сменить сферу деятельности или «пойдет» на повышение.

Еще одним несомненным преимуществом этой профессии можно считать то, что она не требует приобретения теоретических знаний в процессе длительного обучения в ВУЗах или техникумах. Все нюансы и особенности работы офис-менеджера легко приобретаются опытным путем (то есть, в процессе профессиональной деятельности).

Ну и самое главное, даже самые застенчивые и закомплексованные люди работая офис-менеджером будут чувствовать себя раскованно и уверенно в любом обществе. И все благодаря бесценному опыту построения интересного и продуктивного диалога с самыми разными людьми.

Основные принципы составления

Чтобы из большого числа соискателей работодатель обратил внимание и пригласил на собеседование именно вас, отнеситесь внимательно к составлению своего резюме на офис-менеджера. С одной стороны, следует придерживаться общепринятых правил составления, а с другой — подумать, какие сведения о себе необходимо сообщить, чтобы выбор пал именно на вас:

• резюме должно быть кратким, но максимально емким по содержанию, по объему — не более 1-2 страниц;
• документ необходимо разделить на смысловые блоки с выделением отдельных пунктов для удобства чтения;
• не допускается никаких ошибок, если вы не уверены в своей грамотности, воспользуйтесь специальными программами проверки написания;
• наличие фотографии желательно, так как в большинстве организаций офис-менеджер — это лицо фирмы, и для руководителя важно, как выглядит главный его представитель. Выберите достаточно строгое фото в деловой одежде, с располагающим выражением лица.

Недостатки профессии офис-менеджера

Говоря о недостатках профессии офис-менеджера, в первую очередь необходимо отметить утомительность трудового процесса. Дело в том, что работа этого специалиста практически всегда сопровождается огромным объемом организационных вопросов, большинство из которых нужно решать в срочном порядке, здесь и сейчас. А это частые стрессовые ситуации, нервное напряжение, физические нагрузки и постоянный контроль над собой и окружающими.

Кроме того, офис-менеджерам приходится совмещать сразу несколько «посторонних» должностей: кто-то использует офис-менеджера, как секретаря, другой взваливает на него труд курьера. Бывает и так, что начальство не достаточно правильно оценивает деятельность специалиста, существенно занижая его значимость. Или же в обязанности работника могут вменить функции, которые должен выполнять специально обученный для этого сотрудник. Например, когда у компании нет своего отдела кадров, к работе офис-менеджера может добавиться собеседование с соискателями, подбор персонала, ведение трудовых книжек.

Опыт работы

Работодатель самостоятельно решает, готов ли он заниматься обучением сотрудника без опыта работы или нет. В любом случае, если опыт у вас отсутствует или незначителен, а в тексте вакансии указан «опыт от 1 года», вполне можно попробовать свои силы и отправить резюме. Выставляя в качестве требования такой небольшой стаж, работодатель дает понять, что ему не требуется в обязательном порядке умудренный опытом сотрудник.

При наличии опыта в различных организациях заполняйте пункты в обратном порядке — от последнего места работы к более ранним, указывая годы работы, наименования организаций и занимаемую должность. Дополнительно можно перечислить ваши основные обязанности в каждой из организаций и достижения, если таковые имеются.

Где можно получить профессию офис-менеджера?

МАСПК приглашает Вас пройти курсы повышения квалификации офис-менеджера. Мы предлагаем передовые технологии дистанционного образования с выдачей диплома установленного образца.

.

Российский институт профессионального образования «ИПО» — проводит набор учащихся на получение специальности Офис-менеджер, профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Обучение в ИПО — это удобное и быстрое получение дистанционного образования. 200+ курсов обучения. 8000+ выпускников из 200 городов. Сжатые сроки оформления документов и обучение экстерном, беспроцентная рассрочка от института и индивидуальные скидки. Обращайтесь!

Получить профессию офис-менеджера очень просто, так как никаких жестких требований по специальному образованию таких специалистов предъявлять не принято. Ознакомиться с основными принципами и нюансами работы можно либо на специальных курсах, либо непосредственно в процессе деятельности.

Отметим, что на должность офис-менеджера могут принять практически любого человека, независимо от того, имеется у него средне-специальное или высшее образование. Но необходимо учитывать, что при других равных условиях большинство работодателей отдают предпочтение соискателям, имеющим высшее образование, желательно гуманитарное или экономическое.

Компьютерные курсы, которое подтвердят уверенное владение офисными программами и приложениями могут помочь в устройстве на работу. Кроме того, в зависимости от организации могут потребоваться знания иностранных языков, дипломы по психологии, экономике, юриспруденции.

В настоящее время курсы офис-менеджеров на факультетах менеджмента и делопроизводства предлагают многие российские институты и университеты. В том числе и такие лучшие ВУЗы России, как:

• Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана;
• Ростовский международный институт экономики и управления;
• Государственный университет управления;
• Санкт-Петербургский государственный университет;
• Юго-Западный государственный университет.

Московский городской университет управления Правительства Москвы

Москва

[38.03.02] Менеджмент

Московский государственный институт международных отношений (университет) Министерства иностранных дел Российской Федерации

Москва

[38.03.02] Менеджмент

Национальный университет «Высшая школа экономики»

Москва

[38.03.02] Менеджмент

Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова (МГУ)

Москва

[38.03.02] Менеджмент

Всероссийская академия внешней торговли

Москва

[38.03.02] Менеджмент

Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова

Москва

[38.03.02] Менеджмент

Одинцовский гуманитарный университет

Одинцово

[38.03.02] Менеджмент

Финансовый университет при Правительстве РФ

Москва

[38.03.02] Менеджмент

Российский университет дружбы народов

Москва

[38.03.02] Менеджмент

Институт государственного администрирования

Москва

Сопроводительное письмо

Если резюме направляется в крупную серьëзную компанию, следующую западным корпоративным ценностям, к нему следует составить сопроводительное письмо.

Некое подобие сопроводительного документа составляется и в случае отправки резюме вложенным файлом по электронной почте.

Сопроводительное письмо может в краткой форме описывать ключевые навыки и преимущества соискателя

В сопроводительном письме следует указать:

• наименование и почтовый адрес адресата;
• собственные Ф. И. О. и контактные данные;
• наименование желаемой должности;
• источник информации о вакансии;
• описание собственных достоинств (например, высокий уровень образования, длительный и успешный опыт подобной работы);
• просьбу о сообщении результатов рассмотрения резюме.