Если «чуйка» подсказывает, что нужны перемены — как интерим-менеджеры помогают бизнесу

Автор: ПрофГид

Обновлено 9 апреля 2020

Интерим-менеджмент (Interim Management Association — по определению британской Ассоциации временных управляющих) — это оперативное практическое решение бизнес-проблем путем привлечения опытных высококлассных руководителей высшего звена на короткий срок. Кстати, в 2022 году центр профориентации ПрофГид разработал точный тест на профориентацию. Он сам расскажет вам, какие профессии вам подходят, даст заключение о вашем типе личности и интеллекте.

Особенности профессии

«Супер-профи» — так чаще всего называют интерим-менеджера (ИМ). На глазах у всех за короткое время он должен осуществить коренные изменения. Главное отличие interim management (с англ. – «временное управление») от традиционного антикризисного управления состоит в том, что «больное» предприятие покупает услуги специалиста, обладающего более высокими, нежели ему требуются, квалификацией и профессиональными компетенциями.

Профессия интерим-менеджера относится к «Рынку управленческих услуг». Различают шесть категорий интерим-менеджеров, классифицированных по главному признаку — цели использования их услуг заказчиками:

1. Интерим-прогрессоры — это временные менеджеры, целью деятельности которых является достижение прогрессивных изменений в организации. Задача прогрессора — запустить процесс саморазвития, «раскрутить маховик» прогрессирования результатов (саморазвитие характеризует внутренние изменения, а прогрессирование — внешние результаты). Интерим-прогрессора следует привлекать к управлению, когда необходимо:

• поднять на новый уровень или значительно увеличить конкурентоспособность бизнеса;
• осуществить поворот в новом стратегическом направлении;
• привнести новое видение и понимание бизнеса;
• провести реинжиниринг бизнес-процессов;
• сделать «прорыв» за счет опыта и технологий;
• изменить принципы и методы управления;
• провести изменение организационной структуры и т.д.

Какие задачи можно решить с помощью интерим-менеджмента?

1) Срочные, неотложные задачи по исправлению,улучшению управления, по плановому внедрению организационных изменений, по созданию новых возможностей для бизнеса. 2) Для профессиональной помощи предприятию, которое находится на стадии регистрации, банкротства, санации, выпуска акций, активного взаимодействия с разрешительными инстанциями. 3) Для временного замещения отсутствующих топ-менеджеров, директоров или для дополнения управленческой команды, которую временно сформировали с целью разработки и запуска определенного проекта. 4) Если возникает потребность в обучении персонала особым техническим умениям, специфичным узкопрофильным знаниям, освоении новых технологий, внедрении инноваций и прочих производственных изменений.

Место работы

Если говорить об отраслях, в которых наиболее востребован интерим-менеджмент, то особенно часто менеджеров «по вызову» приглашают в автомобильной отрасли, машиностроении, строительстве и области телекоммуникаций. Всплеск активности наблюдается также в сфере финансов и здравоохранения. Организации пользуются услугами интерим-менеджера в следующих ситуациях: кризисный менеджмент, неожиданное замещение вакансии (неожиданное расторжение трудовых отношений, болезнь, кончина), менеджмент преобразований, выкуп компании менеджментом (MBO), первичное публичное размещение (IPO), слияния и аквизиции фирм, управление проектами.

Важные качества

В интериме могут быть успешными только люди определенного типа. Необходим высокий «энергетический уровень», чтобы эффективно работать в новой, незнакомой, подчас агрессивной среде. Интерим-менеджер должен уметь ориентироваться на положительные результаты для компании, быстро действовать, противостоять трениям и течениям, быть настойчивым и убедительным, уметь вести переговоры. Ради интересов дела интерим не вступает в дружеские отношения. Для проведения изменений нужны не только доверие и уважение, но обязательно — здоровая дистанция, т.к. непопулярные меры – неизбежны. Хороший интерим-менеджер должен иметь способность к сопереживанию, уметь рассчитывать удары противника и быть гибким. Кроме того, он должен обладать аналитическими способностями, уметь отделять основные проблемы от второстепенных, уметь руководить людьми.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

• «Результативный тайм-менеджмент». Б. Трейси
• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Г. Архангельский
• «Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль». Д. Кеннеди
• «Работай меньше, успевай больше». К. Глисон
• «К чёрту всё! Берись и делай». Р. Брэнсон
• «Экстремальный тайм-менеджмент». Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• «Практический курс по тайм-менеджменту». И. Абрамовский
• «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Т. Феррис
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Д. Аллен

Эффективность тайм-менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Тематика: Личная эффективность, Тайм-менеджмент, Цели и желания

Обучение на Интерим-менеджера

ВУЗы не готовят интерим-менеджеров. Обычно в эту профессию приходят опытные управленцы. Людям с огромным профессиональным опытом бывает тесно в стенах одной компании, и они могут найти себя в интерим-менеджменте. Интерим-менеджмент – великолепная перспектива для опытных, образованных и успешных менеджеров, людей со связями и блестящими коммуникативными навыками. Для них это уникальная возможность принести пользу различным компаниям. Часто такими «свободными художниками» становятся руководители, которые отошли от дел собственной фирмы, их советы бесценны для многих начинающих и уже добившихся успеха бизнесменов.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2022 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

• провести пиар-акции до 31.07;
• пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
• запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. Сформулируйте четкое задание.
2. Выставьте таймер на 25 минут.
3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
4. Устройте пятиминутный перерыв.
5. Приступайте к очередному раунду.
6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

• концентрируйтесь на первостепенном;
• последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
• отдыхайте, делайте перерывы;
• учитывайте биоритмы;
• фильтруйте входящую информацию;
• оборудуйте комфортное рабочее место;
• ограничивайте перфекционизм;
• мотивируйте себя;
• анализируйте опыт.

Ступеньки карьеры и перспективы

В соответствии с классификацией интерим-менеджеров высшей ступенью карьеры является прогрессор, низшей – могильщик.

Знаменитые интерим-менеджеры

Наиболее известные своими выдающимися достижениями и нестандартным управленческим мировоззрением менеджеры по своей сути были прогрессорами. Это Джек Уэлч (GE), Ли Яккока (Chrysler), Акио Морита (Sony), Соичиро Хонда (Honda Motor), Фред Смит (FedEx) и многие другие.

Портрет интерим-менеджера:

Как правило, интерим-менеджеры – это люди старше 50 лет, имеющие огромный профессиональный и жизненный опыт. Например, Петеру Шиндлеру 52 года, он по образованию юрист. Его последним местом работы перед тем, как он выбрал новую стезю, была всем известная . Он занимал престижную и перспективную должность директора по персоналу одного из подразделений концерна. Однако через некоторое время у него появилось ощущение, что он занимается рутинной работой, поэтому он ушел в свободное плаванье и стал «HR-менеджером на час». Сегодня его нанимают в кадровые департаменты различных компаний, в основном, в сложные для организации периоды. Шиндлер решает конфликты, помогает пережить трудные ситуации, связанные с реструктуризацией, подбирает персонал.

Интересные факты

Всё большее число женщин работает интерим-менеджерами. По мнению мужчин, работающих интерим-менеджерами, это неслучайно. Данные интернет-исследования опыта работы 156 интерим-менеджеров высшего звена Великобритании показали, что женщины в целом лучше убеждают, быстрее адаптируются, выстраивают глубокие взаимоотношения и в более короткие сроки добиваются результата. И это именно те качества, которые необходимо иметь хорошему интерим-менеджеру. Другие особенности, которые делают женщин успешными интерим-менеджерами – гибкость, высокая адаптивность и способность выполнять несколько задач одновременно.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.